¡BIENVENIDO A LA APLICACIÓN SPINLEGAL!

El aplicativo web SpinLegal es la solución informática para el cumplimiento de las obligaciones legales sobre protección de datos personales, el cual es comercializado por las empresas Legal Shield S.A.S. y OSP International CALA S.A.S. Lo invitamos a seguir leyendo para conocer nuestra Política de tratamiento de la Información.

Para cualquier notificación se disponen los datos de contacto de los Responsables del Tratamiento:

LEGAL SHIELD S.A.S.

         Teléfono: 657 47 03

         Domicilio: Carrera 31 #51-74, Oficina 401 (Edificio Torre de Mardel)

                               Bucaramanga-Santander – Bucaramanga 

         Correo de contacto: tecnologia@legalshield.com.co

         Sitio web: www.legalshield.com.co

OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S.

Teléfono:520 31 10

Domicilio: Carrera 43 No. 19 – 17, Oficina 1103, Edificio Block Empresarial. Medellín (Antioquia) 

Correo de contacto: info@ospinternational.com

Sitio web: http://www.ospinternational.com/

  1. DEFINICIONES

Para la interpretación de la presente política se aplicarán los siguientes conceptos, sin perjuicio de las definiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:
a)  Autorización:Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.

b)  Dato personal:Cualquier  información  numérica,  alfabética,  gráfica, fotográfica,  acústica  o  de  cualquier  otro  tipo  concerniente  a  personas  naturales determinadas o determinables.

c)  Dato personal privado:Todos aquellos datos relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados y gustos personales.

d)  Dato personal público:Todo aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Ejemplo de esta clasificación son el nombre, tipo y número de documento de identidad, fecha de expedición del documento, género, fecha de nacimiento, estado civil, filiación, profesión, entre otros.

e)  Dato personal semiprivado:Su acceso está sujeto a algún grado de restricción y representa un tema de interés para cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc. En el proceso de gestión financiera del fondo como datos como el cargo, salario, tipo y números de cuentas bancarias de los trabajadores o datos de contacto personales, tales como ocurre en el proceso gestión comercial donde se tratan los siguientes datos: teléfonos de contacto fijo o celular y dirección de residencia de los clientes.

f)  Datos personal sensible:Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

h)  Encargado del tratamiento: La persona pública o privada, que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del Responsable como  consecuencia  de  la  existencia  de  una  relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para  la  prestación  de  un  servicio.

j)  Responsable del tratamiento:Las empresas Legal Shieldy/o OSP International CALA actuarán como Responsable del Tratamiento frente a la información personal de los interesados en suscribirse al aplicativo y los usuarios que contraten los servicios del software, cuando estos sean personas naturales o cuando se proporcione información personal de quienes conforman las personas jurídicas, asegurando la protección de los datos personales que sean conocidos en la etapa de cotización, suscripción y registro.

k)  Titular del dato:Persona natural que posee la titularidad y propiedad de los datos personales sobre los cuales el Equipo de trabajo de SpinLegal realiza cualquier tipo de tratamiento.

l)  Tratamiento de datos:Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento uso, circulación y supresión de datos personales.

m)  Usuario: Persona natural o jurídica suscrita a cualquiera de las modalidades de servicio ofrecidas por el software SpinLegal, que accede al aplicativo a fin de contribuir al mantenimiento del Sistema de Gestión de Datos Personales y ejercer el gobierno sobre la información para dar cumplimiento a los requerimientos legales y los lineamientos establecidos por la autoridad de protección de datos.

 

  1. PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN Y DERECHOS DE LAS PERSONAS

El Equipo de trabajo de SpinLegal entiende que la protección de datos personales está inspirada en diversos principios, que buscan asegurar la privacidad del titular, su seguridad y la legalidad del tratamiento, así como la continuidad del negocio y la prestación del servicio en los tiempos y calidades comprometidos. Es por esto, que se comparten los principios que rigen el tratamiento de información:

Los datos de carácter personal únicamente podrán ser recolectados y sometidos a tratamiento cuando seannecesarios, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades específicas y legítimas para las cuales fueron recaudados y autorizados por su titular. En concordancia con esto, la información personal que suministre el titular será tratada de manera leal, adecuada y lícita, proporcionando las medidas técnicas, organizativas y humanas suficientes para garantizar la seguridad e integridad de los datos.

Los datos personales objeto de tratamiento no podrán ser usados o accedidos sin el consentimiento previo, expreso e informado de su titular y no podrán  usarse  para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recolectados. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos, contables o científicos.

La información personal que comuniquen los usuarios a SpinLegal se presumirá veraz, exacta e imparcial,en atención al principio de buena fe, y deberá ser actualizada y rectificada conforme surjan modificaciones a la misma o en el evento en que dicha información no corresponda a la realidad presente del titular.

 

  1. TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL

Para efectuar los trámites de cotización, propuesta de servicios, suscripción y registro de usuarios, y cualquier otro relacionado con la oferta y disponibilidad del servicio de software, se realizará tratamiento sobre datos personales que corresponden a las siguientes categorías: públicos, y semiprivados sobre los siguientes titulares:

  1. Usuario Persona natural
  1. Representante legal de Usuario Persona jurídica
  2. Potencial cliente
  3. Interesado o solicitante de información sobre el aplicativo
  4. Destinatario de promoción
  5. Personal autorizado que utiliza la plataforma

Las personas cuyos datos son efectivamente conocidos y accedidos por el Equipo de trabajo de SpinLegal son personas naturales y jurídicas en desarrollo de su actividad comercial, quienes manifiestan su interés en adquirir el aplicativo SpinLegal o hacen uso del mismo como herramienta de apoyo a la gestión y tratamiento de datos personales que realizan al interior de sus organizaciones conforme a las finalidades propias de su objeto negocial. En consecuencia, la información personal protegida conforme a la normatividad general de protección de datos personales es aquella concerniente a las personas naturales que son usuarios e interesados y a las personas naturales que integran las personas jurídicas usuarias e interesadas en el aplicativo SpinLegal.

A su vez, se aclara que las funciones de caracterización de Bases de datos que ofrece el software SpinLegal no incluyen servicios de almacenamiento y tratamiento sobre los datos personales contenidos en las bases de datos administradas por los usuarios, por lo cual esta información en ningún momento será conocida por el Equipo de trabajo de SpinLegal ni existirá una relación de encargo o mandato frente al manejo de la misma.

 

  1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

El Equipo de trabajo de SpinLegal únicamente trata datos personales de sus titulares con las siguientes finalidades:

  • Proporcionar la asistencia técnica del aplicativo web SpinLegal dirigido a los usuarios.
  • Realizar el registro de los usuarios que contraten los servicios de SpinLegal.
  • Realizar la autenticación de los usuarios suscritos a SpinLegal para permitir su ingreso seguro a la plataforma.
  • Presentar propuestas u ofertas de servicios personalizadas a los interesados en adquirir el servicio.
  • Prestar servicios de consultoría conforme a la modalidad de servicio contratada por el usuario.
  • Generar correctamente los reportes del aplicativo para apoyar el registro de Bases de datos ante la autoridad de protección de datos personales.
  • Atender las peticiones, consultas, quejas o reclamos elevadas por los usuarios de SpinLegal.
  • Dar respuesta a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas cuando atiendan a órdenes judiciales o administrativas debidamente fundamentadas.
  • Ejecutar las funciones y servicios propios del software SpinLegal en la gestión y gobierno de la información.
  • Contactar a los clientes para realizar invitaciones a capacitaciones, eventos y seminarios relacionados con protección de datos personales.
  • Ejecutar los procesos de facturación a los usuarios por la suscripción a los servicios y funciones que desarrolla el software.

Se informa a los titulares que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser suprimidos de los servidores de SpinLegal a solicitud del titular y en concordancia con lo señalado en el capítulo V.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los derechos de los titulares se encuentran reconocidos en la regulación general de protección de datos personales, y serán garantizados por parte del Responsable del tratamiento en todo momento durante la suscripción y utilización del software SpinLegal. Estos derechos son:

  1. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos a que no tienen lugar.
  2. Obtener copia de la autorización otorgada por estos en calidad de titulares de los datos.
  3. Conocer el uso que se ha dado a los datos personales del titular por parte del Responsable del tratamiento.
  4. Consultar sus datos personales y hacer reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de sus datos personales siguiendo las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política (especialmente el siguiente capítulo).
  5. Solicitar la supresión de los datos personales cuando en el marco de un proceso judicial o administrativo se haya declarado que el tratamiento de la información se realizó sin respeto a la constitución o a la ley.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los medios electrónicos.
  7. Conocer y consultar la Política de tratamiento de datos de SpinLegal y ser informado por parte del Responsable del tratamiento sobre los cambios o modificaciones sustanciales que se realicen sobre la misma.

Con respecto al literal f) deberá atenderse a lo establecido en el artículo 21 del decreto 1377 de 2013, el cual determina:

“El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.”

El titular de los datos no podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de los mismos, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga al Responsable del tratamiento la obligación de conservarlos.

 

  1. ATENCION DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares de los datos personales pueden presentar sus consultas y reclamos por los siguientes medios:

  1. Recepción de correspondencia física: Carrera 43 No. 19 – 17, Oficina 1103, Edificio Block Empresarial.  Medellín (Antioquia)
  2. Canal virtual de recepción: info@spinlegal.co

Con el propósito de garantizar la atención y respuesta oportuna a las peticiones, quejas, reclamos y consultas que formulen los titulares y usuarios del SpinLegal, se dispone de personal capacitado para llevar a cabo el trámite interno de estas solicitudes, asegurando el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares.

Para este efecto, el área designada realizará la recepción, trámite y respuesta de las solicitudes presentadas por los usuarios, a través de los procedimientos definidos de conformidad con la ley 1581 de 2012, y empleando los sistemas de control necesarios para que las novedades de información personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de verificación.

Debe advertirse, que el Equipo de Trabajo de SpinLegal sólo enviará datos personales de los usuarios a las siguientes personas:

  1. Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten esta calidad
  2. A las personas autorizadas por el titular del dato.
  3. A las personas autorizadas por el orden judicial o legal.

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONSULTAS

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos, señalando la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual no será superior a los cincos (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En aras de proporcionar una respuesta clara y coherente el solicitante deberá elevar la consulta por medio escrito, cuyo contenido mínimo atenderá a la siguiente estructura:

  1. Su nombre e identificación y dirección.
  2. Narración fáctica que origina la consulta
  3. Solicitud

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR RECLAMOS

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. En los casos en que no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se comunicarán al interesado los motivos de la demora y se señalará la fecha precisa en que se dará respuesta al reclamo. Este nuevo plazo no superará los ocho (8) días hábiles.

Si algún reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular o interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el titular o interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, por lo que se procederá al archivo definitivo del mismo.

El solicitante deberá formular el reclamo por medio escrito, asegurando que su contenido mínimo refiera los siguientes aspectos:

  1. Estar dirigido a SpinLegal.
  2. Contener la identificación del Titular.
  3. Contener la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  4. Especificar la dirección del Titular.
  5. Anexar los documentos que se quieren hacer valer en la formulación del reclamo.

El término para responder las consultas y reclamos empezará a contar a partir del momento en que el Equipo de trabajo de SpinLegal tenga conocimiento efectivo de la solicitud del titular, imponiéndole al mismo la carga de realizar su petición por los canales establecidos.

Mediante la presentación de consultas o reclamos, los titulares de datos personales harán ejercicio de sus derechos establecidos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

 

  1. DEL CONOCIMIENTO DE LA POLÍTICA

El Equipo de trabajo de SpinLegal pone a disposición la presente política de tratamiento de la información a todos sus titulares por medio del enlace ubicado en los Términos y Condiciones de uso del servicio.

Adicionalmente, todos los titulares de datos personales podrán solicitar copia de la política de tratamiento de información personal a través de los canales de comunicación señalados en el capítulo VI del presente documento.

 

  1. DEL RELACIONAMIENTO CON TERCEROS.

Los terceros que eventualmente puedan prestar servicios a SpinLegal y que tengan relación directa o indirecta con el tratamiento de datos personales, deberán comprometerse con el cumplimiento de lo establecido en la presente política de tratamiento de información personal, así como manifestar bajo la gravedad del juramento que cumplirán las directrices establecidas en la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias, garantizando los derechos contemplados en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y el respeto de la dignidad humana de los titulares.

Sin perjuicio de lo aquí dispuesto, los vínculos contractuales con cada uno de los terceros establecerán las obligaciones que regirán la prestación del servicio.

  1. VIGENCIA DE LA PRESENTE POLITICA.

La vigencia de la presente política inicia a partir del 22 de Septiembre de 2016. Cualquier cambio, o modificación sustancial será comunicada al titular mediante los medios de comunicación idóneos. Para este efecto, la comunicación será remitida con cinco (5) días de antelación a la fecha en que se efectúe el cambio.

Software - Protección - Información

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